* 記事は原則執筆時の情報に基づいています。初出から2年が経過していますが、現在でも電子納品の基礎知識についての情報ニーズが高いことから、ケンプラッツで再掲載します（全12回・隔週木曜掲載予定）
LANでつながっていない社外とデータを受け渡しする場合、電子メールを使うことが多いだろう。例えば、下請け会社が撮った現場写真のデータを送ってもらうケースなどだ。
その際、受け取った添付ファイルを自分のパソコン内に保存したとき、ファイルが持つ更新日時の情報が変わってしまうことに注意してほしい。パソコンで電子データを管理する場合、ファイルの更新日時はファイル名とともに大事な要素だ。
ファイルをZIP形式に圧縮する
ウィンドウズ上でフォルダーを開いてファイルを「詳細表示」にすると、ファイル名やデータのサイズ、種類、更新日時などの属性情報が表示される。更新日時は、いつ作成されたデータであるかを判断する要素となる。画像データの更新日時が撮影日と異なっていると、画像を改ざんしたのではないかと発注者から疑われる恐れがある。
デジタルカメラで撮影した画像データは、上記の属性情報とは別に、Exifという規格でデータ内部に撮影日時などの情報を持っている。このExifの情報から撮影日時を確認することはできるが、発注者がそこまで見るとは限らない。ファイルの更新日時が撮影日と異なる状態にするのは望ましくない。
では、更新日時を変えずに、メールでデータを送るにはどうすればよいのか。
ウィンドウズには、ファイルをZIPという形式に変換して、データの容量を小さく「圧縮」する機能がある。ファイルを圧縮してからメールに添付すれば、元の更新日時を変えずに送ることができる。メールで送られたZIPファイルの更新日時は変わってしまうが、そのZIPファイルを開いて取り出した元のファイルは、当初の状態のまま変化していない。
画像データに限らず、メールに添付するファイルはできるだけ小さくした方がいいので、この機能は覚えておくと便利だ。
圧縮ファイルにパスワード
圧縮したファイルにはセキュリティーのためにパスワードを付けることができる。パスワードを入力しないとファイルを開けなくなる。他人に知られたくないデータや、誤って社外に流出しては困るようなデータを送信する際には、パスワードを設定しておきたい。
ここで注意しなくてはいけないのは、ウィンドウズの標準機能でパスワードを付けると、更新日時がパスワードを設定した時点に変更されてしまうことだ。これを避けるには、少々手間がかかるが、圧縮したファイルをさらに圧縮してからパスワードを付ければよい。
ただし、拡張子がzipとなっているファイルは、そのままでは再圧縮できない。圧縮してZIPファイルを作成した後、拡張子を適当に変更しておけば、さらに圧縮することができる。
添付ファイルを受け取ったら、まずZIPファイルを開いてデータを取り出し、さらにその拡張子をzipに変更してから再び開けばよい。
